Las obligaciones que han venido tras la entrada en vigor del REPSE en 2021, nos tienen a la expectativa y en continuo aprendizaje de este nuevo sistema de Proveedores de Servicios Especializados, por ello te presentamos algunos retos a los que seguramente te has enfrentado y posibles soluciones que te ayudaran a gestionar de forma ágil y segura la entrega de documentación que por obligación tienes que hacer llegar a tus clientes. 

Retos después de darte de alta en el REPSE

  1. Reto: La factura de Servicios especializados requiere información adicional para identificar la documentación comprobatoria como 
  • Fechas de servicios 
  • Personal involucrado 
  • Contrato relacionado 

Solución: Contar con un sistema central que administre contratos y contenga información específica para realizar la entrega de CFDI y de documentación; con base en un catálogo de clientes que indique modalidad de entrega, fechas de entrega, personas involucradas, etc.

2 Reto: La documentación comprobatoria que soliciten tus clientes no se originan al mismo tiempo como son 

  • Otorgamiento de servicio 
  • Pago de nómina 
  • Pago de SAT 
  • Pago del SUA 

Solución:Contar con un Portal que identifique de forma inteligente los documentos faltantes en forma de alerta para que el personal involucrado tome en cuenta la información faltante y pueda entregarla en forma.  

En cuanto a la entrega de documentación de la empresa que se tenga que recopilar en el tiempo, el sistema te permite visualizar la información faltante y qué información ya se entregó.

3. Reto: Hay que identificar la documentación que se tiene que enviar con la factura de servicio y la factura que se requiere como empresa;

es decir, con la factura tienes que enviar información sobre el personal involucrado; mientras en la información de la empresa, se envía la información relacionada con los pagos y obligaciones de la empresa como sat e imss.

Solución: Con portaldeclientes.mx tus colaboradores pueden cargar la información mensual respecto a la categoría a entregar y el sistema identifica y categoriza la información pendiente de ser cargada y la que ya se ha subido correctamente.

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4. Reto: La documentación es originada por varias personas en diferentes puestos;  y es enviada a personas de diferentes puestos, lo que se convierte en un problema la recopilación de información.

Solución: Contar con un sistema que permita el acceso a varias personas con un rol específico que le permita subir información según su puesto y obligaciones 

5. Reto: Hay que tener un respaldo de toda la documentación generada con candados de seguridad, manteniendo la confidencialidad de los mismos 

Solución: A través de una bitácora de los detalles de envío de la documentación se podrá acceder a los pormenores como fecha, hora, persona que envío, notas especiales de envío, etc. las cuales podrá acceder el personal del que tenga el permiso contando con la protección de los datos para asegurar y mantener el respaldo de los mismos.

6. Reto: Diferentes medios de envío de la información para que los clientes reciban las facturas como email, portal, servidores,etc. 

Solución: Unificar el medio por el cual se enviará la información a tus clientes; optando por una herramienta a la cual todos tus proveedores a través de un usuario y contraseña puedan acceder a la información y descargarla de forma fácil y rápida.

7. Reto: Cuatrimestralmente, se necesita reportar ante el IMSS, (ICSOE) e INFONAVIT (SISUB) los contratos con los clientes y el personal involucrado 

Solución: PortaldeClientes.mx cuenta con un apartado que te ayuda a respaldar y recopilar la información que necesitas entregar al ICOSOE Y SISUB para cumplir cuatrimestralmente con las autoridades. 

PortalRepse.mx te ofrece una extensa y robusta solución a los problemas que te enfrentas día a día con tus clientes, somos la solución a los retos después de darte de alta en el REPSE

, principalmente asegurando que la entrega de la documentación se realice a tiempo y de forma oportuna a tus clientes.